Как написать формальное и неформальное письмо на экзамене по английскому
Содержание:
Как написать идеальный email на английском языке
Вкратце, структура электронного письма на английском выглядит следующим образом:
- Приветствие
- Small talk (необязательно)
- Вступление
- Основная часть
- Заключение
Приветствие
В рамках неформального общения, когда ты хорошо знаешь человека, письмо может начинаться простым «Hey » или «Hi » (Привет, …).
В формальных или деловых письмах на английском языке нужно использовать приветствие «Dear » (Уважаемый …) или «Hello » (Здравствуйте, …). Например, «Dear Mr. Smith» (Уважаемый г-н Смит).
Важно: Сразу после имени или фамилии получателя в таких приветствиях нужна запятая
Если ты не знаешь имени адресата, используй «To Whom It May Concern:» (буквально «тем, кого это касается»)
Обрати внимание, что все слова в этой фразе пишутся с заглавной буквы и в конце ставится двоеточие
Small talk
Small talk — это короткий разговор на общие темы. Обычно он уместен в переписке с хорошим знакомым, особенно в неформальном общении. Эта часть выстаивается сразу после приветствия либо перед заключением. В качестве примеров можем привести вопросы о семье, общем друге или хобби, которое вас объединяет.
Вступление
Если пишешь кому-то впервые, лучше четко указать причину. Она должна соответствовать теме письма. Сначала можно кратко представиться, а затем воспользоваться, например, одной из следующих фраз: «I am writing with regard to…» (Я пишу по поводу…), «I am writing to let you know…» (Я пишу, чтобы вам сообщить о…), «I am writing in response to…» (Я пишу в ответ на…).
Основная часть
Не существует единой формулы для основной части, потому что ее содержание целиком зависит от обстоятельств
Здесь важно не растягивать предложения, понятно доносить содержание и делить текст на абзацы
Заключение
Правильное заключение основано на том, какое действие, по-твоему, должен предпринять получатель письма. Это может быть «I look forward to hearing from you soon» (Я нетерпением жду вашего ответа), «Thank you in advance» (Заранее спасибо) или «For further information, please do not hesitate to contact me» (Не стесняйтесь обращаться ко мне за подробностями). Затем на отдельной строке следует написать «Best regards», «Kind regards» (С наилучшими пожеланиями) или «Yours sincerely» (Искренне ваш), и еще ниже — свои имя и фамилию.
Для неформальных писем правил поменьше. В этом случае подходят фразы «Thanks» (Спасибо), «See you soon!» (До скорого!) или даже короткое предложение, вроде «I’m really looking forward to meeting you in person» (Мне не терпится познакомиться вживую). Подписаться можно просто именем, без фамилии.
Вот и все секреты идеального электронного письма на английском языке. И еще раз напомним: внимательно проверяй текст перед отправкой!
Структура электронного письма на английском языке
Ниже мы рассмотрим поэтапное руководство для формирования электронного письма на английском языке, а также базовые фразы для применения в переписке.
Основные составляющие письма:
- Subject (тема письма) – должна быть короткой, простой, максимально отражающей суть письма. Например, Custom declaration – Таможенная декларация. Неформальная тема письма: Birthday Invitation on 12th of February – Приглашение на день рождения 12 февраля.
- Body (тело письма) – в данном разделе необходимо написать основное содержания письма.
- Attachment (вложение) – если помимо текстового содержания необходимо прикрепить изображения, документы, договор, то непременно сделайте это, но укажите это получателю письма. Например, “Please find attached the file” – “Пожалуйста, ознакомьтесь с файлами во вложении”.
- СС – это копия письма. Если вам необходимо отправить письмо нескольким адресатам, то укажите электронные адреса в данной строке.
Приветствие – включает имя получателя, если оно известно. Например, “Hello John” – “Привет Джон” или “Good day Mr. Smith” – “Добрый день, мистер Смит” Вступление – если вы пишете письмо незнакомому человеку, то представьтесь. Например, “My name is Julia, I am working as a web designer at ABC Company” – “Меня зовут Джулия, я работаю веб-дизайнером в ABC Company”. Цель сообщения – основная часть письма, в которой необходимо указать основное содержание и цель письма
Подробности – укажите ту информацию, на которую получатель должен обратить внимание, выделите все важные нюансы. Возможно, вы ожидаете обратной связи, или вам срочно необходимо получить от человека документ
Информация, написанная в отдельном абзаце, обязательно заострит внимание получателя на конкретной информации. Завершите письмо базовой вежливой фразой, затем укажите свои данные и контакты. Если вы работаете в компании, то у вас наверняка уже имеется подпись на английском языке.
Шаблон подписи ниже:
Best regards,
Ivanov Ivan
Sales manager
ABC Company
T +1 (111) 111 11 11 (int.111)
F +1 (111) 111 11 11
M +1 (111) 111 11 11
E 1@abccompany.com
W www.abc.com
Как узнать свой электронный адрес
Чтобы не потерять собственный почтовый адрес вначале можно записать его и сохранить. А можно посмотреть адрес во время регистрации или увидеть на главной страничке своего ящика. Часто он отображен вверху на страничке сервиса как «е-мэйл» или «Моя страница». Здесь выведены все входящие и исходящие письма. Но в любом случае не стоит надеяться только на собственную память: адрес всегда лучше держать записанным в файле или на бумаге под рукой.
На электронную почту приходят интересующие владельца ящика предложения. Только иногда на рассылку вы не подписывались, а получаете по десятку абсолютно ненужных писем. Это спам, проблема известная всем владельцам е-мэйлов.
Структура электронного письма на английском языке: тонкости и хитрости
Итак, вы учли все советы из предыдущего раздела. Теперь вам осталось, собственно говоря, написать само письмо. Как это сделать?
У электронных писем есть определенная структура, которой стоит придерживаться. О ней мы расскажем далее.
12. Укажите тему письма
Удивительно, конечно, но многие люди игнорируют этот момент. А ведь надо не просто указать тему письма, но и сделать это максимально конкретно.
Например, тема «Вопрос» — это не путь мудрости, а вот «Вопрос о расписании на пятницу группы №123» — это уже куда как лучше. Так получатель сможет понять, о чем письмо, даже не открывая его.
13. Начните с подходящего случаю приветствия
Вежливость — наше все, а потому обязательно начните электронное письмо с подходящего приветствия. Если вы хорошо знаете адресата, а письмо ваше скорее неформальное по стилю, то можно обойтись чем-то вроде “Hey ”.
Чтобы не прозвучать официально, вполне подойдут “Hi ” или “Hello ”.
Если же вы не очень хорошо знаете получателя (например, когда пишете запрос в техподдержку), то можно написать что-то вроде “To Whom It May Concern”.
Обратите внимание, что, как правило, после приветствий в английском языке идет запятая. Согласно различным авторитетным источникам (например, сайту Business Writing) после приветствия в личных письмах, в том числе и электронных, ставится запятая, тогда как точка ставится после приветствия в деловых и официальных письмах
Впрочем, на практике никто и на запятую не обидится, если вы вдруг забудете это правило.
14
Обращайте внимание на пунктуацию. Каждое предложение должно начинаться с большой буквы
Обязательно ставьте точки или другие подходящие знаки препинания в конце каждого предложения
Каждое предложение должно начинаться с большой буквы. Обязательно ставьте точки или другие подходящие знаки препинания в конце каждого предложения.
Это вроде бы и мелочи, но именно из мелочей и складывается общее впечатление.
15. Подумайте, где будет место для обмена любезностями
Если вы знаете человека, которому пишете электронное письмо, то не лишним будет оставить в письме и немного места для обмена любезностями и непринужденной беседы ни о чем. Например, тут можно спросить о здоровье родственников, общих друзьях или общих увлечениях. Вопрос лишь в том, когда и где написать об этом?
Автор этой статьи предпочитает переходить к таким разговорам о погоде и прочем после обсуждения деловых вопросов. Если автор просит в письме об услуге, то сперва он излагает свою просьбу, а затем начинает вести светскую беседу.
Впрочем, у других людей и в других культурах все может быть иначе, и тогда сперва придется поговорить обо всем и ни о чем сразу, а затем уже переходить к делу. Иными словами, учитывайте, кому вы пишете.
16. Не начинайте письмо, если не знаете, как вы его закончите
Составляя электронное письмо, не упускайте из вида цели и задачи, стоящие перед вами. Если вы задаете вопрос, то основной акцент в письме должен стоять именно на нем. Если вы просите об одолжении, то необходимо очень четко написать, о чем именно вы просите и как именно получатель письма может помочь вам.
Представьте себя на месте адресата: смогли бы вы сразу же понять, что именно вам нужно сделать в ответ на такое письмо?
17. Отделяйте абзацы друг от друга пустыми строчками
Если вы проигнорируете этот совет, то у вас получится огромная стена текста. Не жалейте усилий, нажмите пару раз кнопку «Ввод», чтобы отделить абзацы друг от друга. Так получателю будет гораздо проще читать ваше письмо.
18. Подходящим случаю образом завершите ваше письмо
Кое-какие примеры вы найдете ниже, но обязательно убедитесь, что вы попрощались подходящим случаю образом. Иными словами, если вы пишете письмо боссу, то заканчивать его словами «С любовью, <ваше имя>» не стоит.
Да-да, не стоит заканчивать письмо любимой бабушке словами «С уважением и на надеждой на дальнейшее сотрудничество, <ваше имя>». И уже тем более не используйте текст «<ваше имя>» вместо, собственно, вашего имени. А если вас зовут Райан Ситцман, то обязательно свяжитесь с автором этой статьи — он хочет открыть клуб своих полных тезок.
Итак, теперь давайте применим все эти советы на практике!
Правильное написание e-mail адреса
ШАГ 1: основы
То, что я перечислил выше — это не чье-то требование, а международный формат. Соблюдая его, вам всегда смогут ответить и переслать письмо.
См. в качестве примера скриншот ниже.
- Admin @ ocomp.info
- Dima @ mail.ru
- Alex @ ya.ru
Разберу каждую часть адреса подробнее:
- “Admin” или “Dima” — это уникальный никнейм (логин), который у каждого пользователя на определенном почтовом сервисе свой (обычно, выбирается при регистрации);
- “@” — это спец. знак – разделитель. Он стоит между никнеймом (логином) и доменом. Называют его в нашей стране “собачкой” (в английском просто “at”). Чтобы набрать его на клавиатуре – используйте клавишу “2” и Shift;
- “ocomp.info”, “mail.ru”, “ya.ru” — доменное имя (в зависимости от выбранного сервиса почты) . Например, можно завести себе бесплатный почтовый ящик на сервисе mail.ru или yandex.ru, а можно получить корпоративный адрес почты (это если вы куда-нибудь устроились работать).
Важно!
Никакие кавычки или дополнительные знаки при написании адреса электронной почты использовать не нужно ( пробелы между собачкой, логином и доменом – не используются)!
Тем более важно это соблюдать, когда вы указываете свою почту в форме при регистрации на сайтах (это человек может догадаться, исправить ваш адрес, и отравить вам сообщение, а машина – нет. )
ШАГ 2: как завести себе почтовый ящик
Завести почту сегодня можно практически на любом крупном портале (лучшие сервисы электро-почт). Например, весьма неплохим выбором может стать почта от Яндекса.
Чтобы завести ящик, нужно-то:
Завести почту на Яндекс
ШАГ 3: как отправить кому-нибудь письмо на e-mail
Так как выше в пример я взял Яндекс-почту, то и здесь уместно показать работу с ней.
После того, как вы заведете себе ящик и войдете в него, пред вами предстанет достаточно простое меню. Для создания письма — достаточно кликнуть по кнопке “Написать” в верхнем углу.
- указать e-mail адресата (учитывая всё вышесказанное);
- указать тему сообщения (сообщения без темы часто улетают в спам и ваше письмо могут просто не увидеть. ) ;
- если нужно отправить какие-нибудь файлы – прицепите их к сообщению с помощью инструмента “Скрепки” ;
- после напишите текст сообщения и нажмите кнопку “отправить” . Как видите, ничего сложного.
Прикрепление к письму документов
ШАГ 4: как сделать свой номер мобильного адресом почты
Чтобы включить данную опцию, после регистрации в почте от Яндекса, зайдите в настройки личных данных и используйте функцию “Сделать адресом номер телефона” (см. скрин ниже, стрелками показано, куда нужно нажать) .
Сделать адресом номер телефона
На сим сегодня всё. Дополнения приветствуются.
