4 лучших сервиса для бизнес-почты на своём домене

Как работает почтовый сервер

Разберем, как работает почтовый сервер на простых примерах. Например, отправку электронного письма с Gmail на Mail.ru можно сравнить с отправкой обычного письма из России во Францию.

Только в электронной почте все происходит очень быстро, автоматически и без участия людей.

Если интересно вникнуть глубже — читайте детальный пример пересылки письма между двумя почтовыми ящиками.

Помимо популярных почтовых серверов (Mail.ru, Gmail), можно развернуть свой собственный почтовый сервер.

Зачем нужен собственный почтовый сервер

Собственные почтовые сервера запускают для двух задач:

• электронная почта в компании: отправка писем вручную клиентам, партнерам и между сотрудниками в компании;
• массовая рассылка по адресам клиентов.

Собственный почтовый сервер — это гибкая многокомпонентная система, которая может отправлять и принимать почту, передавать файлы, рассылать массовые письма. У собственного почтового сервера есть свои достоинства и недостатки.

Плюсы

Безопасность. Почтовые сервера Gmail и Mail.ru — это часть больших веб-проектов, которые помимо почты содержат и другие сервисы: поисковики, соцсети, инструменты для веб-мастеров. В обмен на возможность завести бесплатный почтовый ящик они используют ваши данные для составления рекламных профилей. Понятное дело, никто не читает ваши письма Почту анализируют алгоритмы и составляют обезличенные профили пользователей: возраст 22 года, пол женский, интересы — декоративная косметика и художественная литература, например. Но имени и личных данных у них нет.

Банки, секретные службы и финансовые организации часто шифруют почту, так как беспокоятся о безопасности данных и не хотят давать эту информацию почтовым провайдерам. Потому они поддерживают собственные сервера.

Но уровень безопасности Gmail или Mail.ru гораздо сильнее, чем тот, которого можно достичь со своим сервером и одним сотрудником, который его обслуживает. Потому для больших корпораций, работающих с секретными данными свой почтовый сервер нужен, а для небольших компаний, которые по почте пересылают счета и общаются с клиентами — нет.

Независимость от подключения к интернету. Данные и почта передаются по внутренней сети. Даже если интернета не будет, письма внутри сети можно будет отправлять и получать.

Экономия на трафике. Если ваши сотрудники отправляют друг другу огромные файлы (например, полноразмерные макеты архитектурных сооружений в специальных программах для отрисовки в 3D) и таких сотрудников много, вы сэкономите на трафике, передавая файлы в рамках вашего почтового сервера.

Минусы

Борьба с попаданием в спам. Спам-фильтры, черные списки, корректная доставляемость — вашему сисадмину придется следить за этим и постоянно настраивать почтовый сервер так, чтобы не пропускать важные письма и блокировать спам. Кроме того, IP-адреса компании будут постоянно попадать в черные списки почтовых клиентов. С этим тоже нужно бороться, чтобы письма без проблем доходили до получателей.

Постоянная настройка и поддержка вручную. Почтовые агенты, спам-фильтры, календари на почтовом сервере придется поддерживать вручную. Кроме того, почтовый сервер не обеспечивает вас доступом в веб-клиент почты, то есть доступом через браузер. Это придется настраивать отдельно.

Отдельный сотрудник или аутсорсер для сопровождения почты. Администрировать почтовый сервер без специальных знаний практически невозможно.

Если что-то сломается, вы не сможете написать в поддержку Gmail или прочитать инструкцию. Вам (или другому сотруднику) придется разбираться, что именно и как у вас настроено, чтобы починить.

Rackspace

В отличие от предыдущих участников, этот почтовый сервис (при аналогичных достоинствах) предлагает синхронизацию по ActiveSync с мобильными устройствами (поддерживаются протоколы POP и IMAP) за дополнительный доллар в месяц. Но при этом и мобильный, и «взрослый», десктопный интерфейсы также присутствуют.

Во всем остальном сервис тоже отличается от конкурентов. Прежде всего, у Rackspace всего два тарифных плана — $2 в месяц за ящик (или $24 в год соответственно) и $10. Оба варианта предлагают 25-гигабайтные ящики, полную кастомизацию имени, включая придумывание своего домена, поддержку миграции с других сервисов и доступ через Outlook. Более дорогой вариант подразумевает синхронизацию с Outlook в реальном времени, поддержку Exchange 2010 и BlackBerry, а также «ассистента по расписанию» и расшаривание контактов с календарем по всей компании, если вы купили сервис на всю фирму. Техподдержка, которая здесь названа «фанатичной», работает 24 в сутки.

В общем, вполне очевидно, что Rackspace рассчитан больше на бизнес-пользователя, но мы бы хотели акцентировать внимание на 25-гигабайтном почтовом ящике за эти самые 24 доллара в год: ни один из других сервисов, про которые мы рассказали сегодня, таких объемов не предлагает, если они вам, конечно, нужны. С другой стороны, ящик поддерживает всего два домена на аккаунт, но если вам не нужно 20, как в Fastmail, этого вполне хватит

Как узнать свой адрес электронной почты и пароль

Адрес электронной почты всегда можно посмотреть в личном кабинете почтового сервиса, а в «Настройках почты» изменить пароль. Как правило, пароль нельзя посмотреть, его можно только восстановить. Для этого нужно или ввести старый пароль, или ввести резервную электронную почту, или номер телефона. На почту или телефон придет временный пароль, с помощью которого можно зайти в аккаунт почты и в «Настройках» установить новый пароль.

При создании корпоративной электронной почты все эти задачи выполняет системный администратор, а сотрудник получает пару логин-пароль и может зайти в уже созданную почту. Читайте статью, о том, как сделать корпоративную почту на своем домене.

Сравнение платных почтовых сервисов

Своими руками можно и хотрод собрать, а можно и собственный почтовый ящик сделать: достаточно купить хостинг у провайдера конкретно под почту, либо же хостинг с почтовым ящиком. Обойдется это в несколько долларов в год, однако, потребуются весьма глубокие знания того, как это все работает; самому настраивать все сервера и имена, и главное — прикручивать собственный спам-фильтр. Данная тема также является предметом отдельной статьи, посему в данном материале не рассматривается; подробные инструкции по созданию собственного во всех отношениях ящика вы сможете в изобилии найти на просторах Сети. Так что, в статье мы сосредоточимся только на уже готовых сервисах, в которых от пользователя практически ничего не требуется, кроме как зарегистрироваться и платить деньги вовремя.

1and1.com

Интересен, как минимум, тем, что предлагает создать собственный ящик (и плюс еще пять бесплатно) с собственным же доменом в одной из доменных зон, коих десятки. Вышеупомянутая цена действительна как раз при покупке домена и оплате сразу за год, так что получается около 13 долларов сразу «вынь да положь».

Другой минус сервиса в том, что он на сто процентов американский, то есть, если вы хотите повторить путь Сноудена, вас сдадут и не поморщатся. Третий минус — никаких бесплатных ознакомительных месяцев, какие предлагают другие сервисы, не предоставляется. Но 1and1.com вернет вам уплаченные деньги через месяц, если он вам не понравится, а это уже плюс.

Еще один плюс — круглосуточная телефонная техподдержка, что, в принципе, имеет смысл, если у вас хороший разговорный английский и есть какой-нибудь SIP-аккаунт с бесплатными звонками в США.

Помимо почты, 1 & 1 предлагает весь спектр услуг хостинг-провайдера, от аренды серверов до корпоративных групповых аккаунтов с Microsoft Exchange.

Runbox

Веб-интерфейс почты больше похож на какую-нибудь старую почтовую программу с выпуклыми кнопками, и функциональность у него довольно избыточна по сравнению с другими сервисами (тем же Fastmail). Перегруженностью в данном случае называем обилие графических элементов в расчете на один блок страницы, без которых вполне можно обойтись.

С защищенностью у сервиса в полном порядке: круглосуточная техподдержка, свирепо-свинцово мрачные неприступные дата-центры, техподдержка тоже есть и довольно быстрая, мощные спам-фильтры.

Тарифные планы вполне сравнимы по стоимости: правда, начинается все с 20 долларов в год за гигабайтный почтовый ящик без возможности хостинга, а заканчивается 15-гигабайтным с хостингом за 80 долларов. Впрочем, дополнительные гигабайты, хостинг и даже веб-дизайн вы также можете купить за отдельную плату при подписке на любой тарифный план.

Формально, глобальное отличие от Fastmail заключается в стране расположения основных дата-серверов (у Fastmail, напомним, основные сервера в Австралии) и веб-интерфейсе. Если вам не по душе минимализм Fastmail, например, то может прийтись по вкусу вид Runbox, напоминающий чем-то старые Outlook в Windows 98. Но размер HTML-страниц все-таки побольше будет.

Fastmail

У австралийского сервиса Fastmail любопытная история: когда-то он был куплен вендором известного и теряющего популярность браузера Opera, но в прошлом году отделился, став полностью самостоятельной единицей. А расположение серверов с бэкапом в Норвегии дает хороший уровень безопасности и неподвластности спецслужбам, особенно российским. Стоимость аккаунта стартует с ~$5 долларов в год.

Название сервиса неслучайно. Он действительно быстрый: средний размер страницы стандартного HTML-интерфейса составляет 30 Кбайт (в отличие от 200 Кбайт у Gmail в таких же условиях), и это критично особенно в роуминге. Отсутствуют ненужные приложения, есть простой минималистичный интерфейс (можно выбирать «классический» или «современный»), двухфакторная аутентификация (можно даже заказать себе аппаратный USB-токен — это для параноиков или агентов спецслужб). Также можно выбрать себе доменное имя из примерно пяти десятков, и если вы ищете что-нибудь вроде «vova@allmail.net» или с другим доменным именем, подобрать будет довольно легко. Кроме того, допускается смена имени основного ящика и добавление к нему до двадцати алиасов с любыми доменами из списка — виртуальных имен, которые ведут на ваш основной ящик.

А главный плюс — бесплатный двухмесячное пробное использование. Собственно, следующий кандидат тоже может им похвастать.

Как создать электронный ящик

Для создания электронной почты нужно уникальное имя пользователя, состоящее из латинских символов и пароль, защищающий почту. Уникальное имя пользователя + знак «@» + домен, к которому привязана почта — это и есть электронный адрес.

Все адреса электронной почты должны быть уникальными, чтобы точно идентифицировать получателя. Именно поэтому сейчас нельзя зарегистрировать почту, к примеру, ivan.ivanov@gmail.com — этот адрес уже занят каким-то пользователем. Но если ivan.ivanov удалит свой ящик на Gmail — имя снова будет свободно и вы сможете его занять.

На разных доменах может быть одинаковое имя пользователя. К примеру, mariia.matros@gmail.com и mariia.matros@unisender.com.

В почте можно использовать латинские буквы, символ нижнего подчеркивания «_», иногда точку. Символы, которые можно использовать, ограничены протоколами RFC, это общие правила использования символов в интернете. Почтовик, как правило, указывает, какие символы можно и нельзя использовать в логине. Недопустимые спец-символы почтовый сервис подчеркнет во время создания почтового ящика.

Вот ограничения по символам в Почте Mail.ru. У остальных провайдеров они примерно такие же.

Для примера создадим электронную почту на сайте Почта Mail.ru.
1. Заходим на главную Почта Mail.ru.
2. Выбираем «Создать ящик» возле окошка «Вход в почту».
3. Попадаем на главную страницу создания аккаунта в Почте Mail.ru.
4. Заполняем форму создания почтового ящика.

Форма регистрации Почты Mail.ru

5. Заходим в почту с помощью пары логин-пароль, которую ввели при регистрации.
6. Электронная почта готова. Вы можете указывать ее в формах регистрации, подписываться на рассылки — вам будут приходить письма.

Для создания почты достаточно пары логин-пароль. Но современные почтовые системы часто просят номер телефона или резервный электронный почтовый адрес, чтобы можно было восстановить доступ к почте, если пользователь забудет свой пароль. Также просят заполнить имя, пол, дату рождения, чтобы сервис идентифицировал пользователя, который регистрирует почту.

Имя будет указано в поле «Отправитель». Если это поле не заполнено, в поле «Отправитель» будет дублироваться адрес электронной почты.

Цена вопроса

Подчеркнем, что сегодня мы говорим про специализированные сервисы, которые занимаются преимущественно предоставлением вам электронного почтового ящика за фиксированную ежемесячную или ежегодную абонентскую плату

При этом, что важно, мы не имеем в виду различные привязанные к какому-то конкретному ПО или производителю сервисы: то есть ни про Office 365, ни про Apple Me, ни про что-то похожее в данной статье речи не пойдет

Сервисы, которые предоставляют вам почтовый ящик за деньги, требуют немного: в среднем цена гигабайтного нерекламного аккаунта составляет 10-20 долларов США в год, причем, помимо самого ящика, пользователю предлагается множество бонусов, набор которых у каждого сервиса свой. Цена обычно варьируется в зависимости от объема ящика: в среднем от 150 Мбайт за 5-10 долларов до одного гигабайта за 20. Плюс-минус, конечно.

Все сервисы предлагают сильный спам-фильтр, работу с POP3/IMAP, выбор домена и большое количество незанятых названий, качественный мобильный интерфейс и круглосуточную техподдержку.

Подчеркнем, что некоторые известные бесплатные сервисы наподобие Yahoo или Outlook (он же — Hotmail) тоже предлагают платные аккаунты, но с очень маленькими преимуществами. К примеру, Outlook.com за деньги позволяет только избавиться от рекламы и избежать удаления своих писем через год неактивности; а Yahoo за деньги дает еще и доступ к POP3-протоколу (в дополнение к избавлению от рекламы), который у менее жадных провайдеров бесплатных почтовых сервисов и так есть по умолчанию.

Кстати, большинство из нижеописанных сервисов поддерживают русский язык.

Советы по созданию пароля для электронной почты

Пароль к электронной почте — один из самых важных паролей, так как получив доступ к почте, злоумышленники смогут сбросить пароли всех остальных сервисов и сайтов, которые зарегистрированы на эту почту

С одной стороны, пароль должен быть надежен, а с другой — его важно помнить

Некоторые сайты создают дополнительные требования к паролям: не использовать пароли, которые уже были использованы, обязательно использовать и цифры, и буквы, и спецсимволы, использовать буквы разного регистра.

При регистрации почтовый сервис сам покажет дополнительные требования к созданию пароля.

Вот что Почта Mail.ru думает о стандартном пароле qwert

Несколько советов от разработчиков из «Студии Касперского»:

1. Пароль должен содержать 8 символов.
2. Лучше не указывать в пароле личную информацию типа даты рождения — ее легко узнать из профиля в соцсети.
3. Пароль лучше менять хотя бы раз в 3 месяца.
4. Не стоит использовать одинаковые пароли на разных сервисах.

Как настроить почтовый сервер на своем домене

Настройка почтового сервера проходит в несколько этапов:

1. Развертывание сервера. Это может быть либо компьютер, работающий 24/7 в вашем офисе, или виртуальный сервер на Digital Ocean, Amazon Web Services, Google Cloud или любом другом облачном провайдере.
2. Настройка почты. Далее необходимо настроить саму почту — эти самые почтовые агенты, которые отправляют и получает электронные сообщения. Можно воспользоваться готовым решением типа Iredmail или собрать свои компоненты.
3. Сервер контактов и календарей. Пользователи привыкли пользоваться контактами и календарями. Эту инфраструктуру почты также нужно развернуть отдельно.
4. Подключение веб-клиента. Почта не может так просто работать в браузере, для этого нужно настроить специальный веб-клиент.
5. Настройка RSS-ленты. Это лента новостей, которая приходит на почту. Немного устаревший формат, но для многих сервисов он важен, потому в почте его нужно настроить.
6. Синхронизация для смартфонов. Со смартфонов такая почта работать не будет, если не настроить специальный мобильный клиент.

Если вам нужна корпоративная почта, настройте ее по нашей инструкции «Как настроить корпоративную почту на своем домене». Если нужен именно почтовый сервер — ищите системного администратора в команду или аутсорсеров.

Почтовый сервер для массовых рассылок

Почтовые сервера для рассылок — это более сложные и комплексные решения, чем почтовые сервера для корпоративной почты. У таких сервисов есть много серверов, за работой которых следят системные администраторы и очень редкие антиспам специалисты.

Эти сервера отличаются следующим:

• они сфокусированы на отправке писем, а не на получении;
• они могут отправлять миллионы писем в минуту;
• за их репутацией следят выделенные команды.

Почтовые сервера для массовых рассылок намного сложнее обычных. Чтобы получить минимальный функционал сервиса рассылок, нужно разработать много дополнительных функций: статистику рассылок, автоподстановки, возможность отписаться, трекинг ссылок.

Потому даже большие компании пользуются сервисами массовых рассылок.

Если хотите детально разобраться — вот статья о настройке почтового сервера для рассылок.

Советы по выбору адреса личной электронной почты

1. Если вы собираетесь использовать почту для официальной переписки типа общения с заказчиками или поиска работы, лучше сделать почту с именем и фамилией.
2. Если у вас популярная фамилия, можно добавить в логин почты цифры, так как ваше имя может быть уже занято.
3. Если вы собираетесь использовать почту для получения фриланс-заказов, укажите в логине почты ваш номер телефона — вам будет удобно диктовать почту по телефону и лично.
4. Логином почты может быть ваш ник в интернете, то есть ваше прозвище. Этот ник можно использовать в портфолио, как имя пользователя в соцсетях. С помощью ника ваш аккаунт на разных платформах можно будет найти через поиск. Если вы заведете почту на ник, больше шансов, что почтовый адрес будет уникальным. Пример: ksoftware — это блог Николая Товеровского, известного эксперта в области дизайна интерфейсов и управления проектами. Такой адрес и у его почты.
5. Если вы хотите сохранить анонимность, выберите любое слово для логина почты и не заполняйте имя.
6. Помните, что почту должно быть удобно диктовать и записывать от руки — с такой почтой вероятность, что все нужные письма до вас дойдут, гораздо выше.

Почта Mail.ru составила памятку о том, как организовать почту и как ею пользоваться.

Так что же выбрать?

Некоторые агитаторы платных почтовых сервисов указывают, что они «престижнее» бесплатных; однако, это слово имеет значение только там, где ему это значение придают. Если удобство и безопасность для вас важнее «понтов», тогда не стоит учитывать этот сомнительный фактор.

Мы рассмотрели далеко не все платные почтовые службы, а лишь наиболее известные и уважаемые. Акцент делался, прежде всего, на функциях, которые они могут предоставить, и на главных отличиях от бесплатных сервисов.

Выбирать платный почтовый сервис стоит в том случае, если вам нужно своевременное и точное обслуживание, если вы хотите быть уверены в безопасности своих личных данных, не хотите предоставлять их для таргетированной рекламы, ну или боитесь ФСБ; а, может, у вас «пунктик» на тему качественной двухфакторной авторизации, и вы готовы платить за это энное количество долларов в год или месяц (в зависимости от вашего тарифного плана).

Автор этой статьи по результатам месячных раздумий и сравнений выбрал Fastmail прошлой осенью, и за прошедший почти год нареканий данный сервис не вызвал совсем. Действительно, все просто, удобно и быстро. Переход с GMail оказался оправдан на все 100%, и если вам действительно надоело, что бесплатные «почтовики» заваливают вас рекламой, копаются в письмах — в общем, все то, о чем было рассказано выше, тогда рекомендуем задуматься о переходе на платный почтовый сервис.

А то и правда, мало ли…